Atualizar o ERP não basta - Sempre que uma nova obrigação fiscal é anunciada ou uma Nota Técnica é publicada, uma frase costuma aparecer com frequência dentro das empresas: "Nosso ERP será atualizado." Embora essa preocupação seja legítima, ela costuma transmitir uma falsa sensação de segurança.
Atualizar o sistema é apenas uma parte do processo. O verdadeiro desafio está em garantir que todas as regras fiscais estejam corretamente parametrizadas para refletir a realidade das operações da empresa e acompanhar as constantes mudanças da legislação.
Na prática, uma atualização de software disponibiliza novos recursos, novos layouts e adaptações exigidas pelos órgãos fiscais. Entretanto, ela não revisa automaticamente as regras tributárias utilizadas pela empresa, nem corrige inconsistências existentes nos cadastros ou interpreta a particularidade de cada operação comercial. Isso continua dependendo da qualidade da parametrização fiscal.
Muitas empresas ainda imaginam que parametrizar um sistema significa apenas preencher alguns campos técnicos durante a implantação do software. Na realidade, trata-se de um processo muito mais abrangente, responsável por transformar toda a legislação tributária aplicável ao negócio em regras que serão executadas automaticamente pelo sistema.
É essa configuração que define quais tributos incidirão sobre cada operação, quais CFOPs (Códigos Fiscais de Operações e Prestações) deverão ser utilizados, quais CSTs (Códigos de Situação Tributária) serão informados, como benefícios fiscais serão considerados e de que maneira cada documento fiscal será emitido.
Quando essa estrutura está correta, o sistema trabalha a favor da empresa, automatizando processos, reduzindo erros e proporcionando segurança nas operações fiscais. Quando ela apresenta falhas, a tecnologia apenas reproduz essas inconsistências em grande escala.
Afinal, um sistema informatizado executa exatamente aquilo que foi configurado para fazer. Ele não possui capacidade de interpretar, sozinho, se determinada regra tributária deixou de refletir a realidade da empresa ou se uma classificação fiscal está desatualizada.
Esse aspecto ganha importância ainda maior diante da Reforma Tributária. A implantação gradual do IBS e da CBS exigirá novos campos, novas validações e novas formas de tratamento das operações fiscais. Empresas que acreditarem que bastará instalar uma atualização disponibilizada pelo fornecedor do ERP poderão descobrir, durante a rotina operacional, que ainda será necessário revisar cadastros, conferir regras tributárias, reavaliar parametrizações e validar integrações entre diferentes sistemas.
O efeito "bola de neve" de uma parametrização inadequada
O impacto de uma parametrização inadequada raramente aparece em apenas uma nota fiscal. Em empresas que processam centenas ou milhares de documentos diariamente, pequenas inconsistências tendem a se repetir continuamente.
Isso leva a recolhimentos incorretos de tributos, dificuldades na recuperação de créditos fiscais, retrabalho operacional e aumento da exposição durante fiscalizações e auditorias. São situações que muitas vezes poderiam ser evitadas por meio de uma revisão preventiva das configurações do ambiente fiscal.
Por esse motivo, a parametrização deixou de ser uma atividade realizada apenas durante a implantação do sistema. Ela passou a integrar o próprio processo de governança tributária das organizações, exigindo acompanhamento contínuo das alterações legais, revisão periódica das regras existentes e monitoramento constante da qualidade das informações utilizadas pelos sistemas.
A VARITUS e seus clientes estão muito à frente nessa nova realidade
É exatamente essa visão que orienta o desenvolvimento do NOTAFAZ, solução da VARITUS Brasil voltada à gestão de documentos fiscais eletrônicos. Além de acompanhar as constantes evoluções das Notas Técnicas e da legislação, a plataforma oferece recursos que facilitam a parametrização fiscal das operações.
Para seus clientes, esses diferenciais fortalecem a conformidade tributária e contribuem para que as empresas mantenham um ambiente fiscal mais organizado, previsível e preparado para as mudanças que já estão em curso.
A transformação tributária brasileira exige tecnologia e isso a VARITUS oferece com excelência. Mas, não só. Exige, sobretudo, inteligência na forma como essa tecnologia será utilizada — e a VARITUS entendeu isso antes e aplica às suas soluções.
Empresas que compreenderem essa diferença estarão muito mais preparadas para enfrentar as novas exigências fiscais sem comprometer a continuidade de suas operações.
Sobre a VARITUS
Com quase 18 anos de experiência no mercado de tecnologia, a VARITUS Brasil é associada à ABES (Associação Brasileira das Empresas de Software). Possui as certificações internacionais ISO 9000 e ISO 27001, sendo uma referência em soluções de automação e IA (Inteligência Artificial).
A empresa oferece uma ampla gama de ferramentas tecnológicas para otimizar processos empresariais, sempre com foco em eficiência, inovação e segurança. Fale já com nossos especialistas.