Paperless é o nome que se dá ao movimento que estão fazendo empresas de todos os tamanhos, e também instituições públicas, em nível global, para reduzir a burocracia, eliminar processos que envolvam documentos físicos, diminuindo a papelada impressa, adotando soluções digitais, ganhando eficiência e competitividade.
O processo exige cuidados, mas, com adoção de boas ferramentas digitais e seguindo um passo a passo criterioso, ele pode acontecer sem muitos sobressaltos, e traz muitas vantagens às organizações. Continue a ler este artigo e saiba como implementar o Paperless na sua empresa ou órgão público, com total segurança.
Paperless – 10 vantagens que sua empresa tem ao adotar
Antes do passo a passo, vamos falar um pouco dos benefícios que a digitalização de documentos e processos para empresas e organizações de todos os portes:
Ganho de tempo – a localização e o fluxo de informações importantes para diversas demandas da empresa, ao invés de levar vários minutos, horas ou até dias para ser feita, acontece em frações de segundos e vai diretamente a quem interessa na organização;
Precisão nos dados – Dados e documentos corretamente digitalizados têm muito mais credibilidade até do que a interminável papelada impressa, que fica sujeita a danos e até a adulterações;
Segurança e privacidade – Arquivos impressos, mesmo guardados a sete chaves, são vulneráveis a acesso por parte de pessoas que não são autorizadas, o que pode ser feito sem deixar rastros. Com documentos digitalizados e bem gerenciados com a solução tecnológica correta, nada fica sem registro e melhor ainda: o acesso se dá por senhas e protocolos, assegurando que cada camada de informações fique acessível estritamente para quem está autorizado;
Economia de espaço e redução de custos – Mesmo a menor das empresas acaba gastando, muito, com a construção ou locação de espaços para armazenar pastas e caixas de infindáveis documentos em papel. Além disso, gasta-se também com materiais de organização desse acervo físico. Por outro lado, milhares, milhões de documentos digitalizados são armazenados em um único servidor, liberando espaço e recursos para a empresa produzir mais e melhor;
Backups de segurança e controle de tempo de arquivamento – as cópias de segurança de documentos importantes, quando estes são físicos, são sinônimo de gastos elevados de dinheiro, espaço e tempo. Acervos digitalizados, por outro lado, podem gerar vários backups, com controle total do tempo pelo qual precisam ser guardados;
Redução drástica de custos – com papel, impressoras, tintas, pastas, caixas, etc... e otimização de mão-de-obra, liberando funcionários para atuar em outras áreas mais estratégicas para o crescimento da empresa;
Ganhos ambientais – redução do impacto gerado no meio ambiente, graças à redução do uso de papeis e dos insumos já citados;
Modernização geral da empresa – uma empresa que elimina papeis com segurança é uma empresa moderna, apta a operar de forma muito mais ágil e em consonância com os tempos em que vivemos;
Gestão do negócio aprimorada – os documentos digitalizados da forma correta podem gerar uma gama ampla e preciosa de informações para embasar a melhor gestão dos seus negócios;
Melhor relação com clientes, funcionários e parceiros – todos os processos, quando digitalizados e livres da papelada interminável, ficam mais ágeis, precisos, seguros e amigáveis para quem interage com a empresa;
Paperless – passo a passo básico para implementar na sua empresa
Digitalize o acervo em papel já existente. Pode dar um trabalho inicial, mas, que valerá totalmente a pena;
Garanta o treinamento dos funcionários, para que ganhem confiança no processo e manejem os documentos digitais com tranquilidade;
Escolha bem os sistemas de gestão dos documentos digitais, contratando aquele que oferecer economia, mas com recursos que facilitem seu dia a dia.
A VARITUS BRASIL, empresa que está há 12 anos no mercado e atende milhares de empresas de todos os portes, em todo o país, desenvolveu e oferece várias soluções econômicas e completas para implementar o Paperless com absoluta segurança, rapidez e excelente relação custo-benefício para sua empresa. Entre essas soluções estão o NOTAFAZ, emissor de documentos fiscais em pouquíssimos cliques, com diversas facilidades,
aplicativo para gestão digital de entregas e retiradas de mercadorias
,
software para gestão de documentos digitais
, entre outros, todos com suporte avançado e armazenamento em nuvem. Clique
aqui
e conheça melhor essas soluções, escolhendo a que mais se encaixa na realidade e necessidades da sua empresa.