Os gastos com viagens dos colaboradores de uma organização representam uma despesa significativa, que impacta diretamente nos custos da operação, refletindo na precificação de produtos e serviços e, portanto, nas margens de lucro e na competitividade da empresa.
A precariedade e a ineficiência no gerenciamento desses custos tornam a organização vulnerável a fraudes, podem gerar conflitos na rotina dos colaboradores e no cumprimento de tarefas, aumentam outros custos de administração e podem até gerar passivos trabalhistas.
Continue a ler este artigo e veja por que é importante a empresa fazer um gerenciamento eficaz dos gastos com viagens de seus colaboradores.
Controle efetivo e prático
A maior parte das empresas tem sérias dificuldades para fazer um gerenciamento efetivo e prático das despesas de viagens de seus colaboradores. Esse trabalho geralmente enfrenta os seguintes problemas:
Lançamentos, conferências e controles manuais de despesas;
Erros nos lançamentos de informações das despesas;
Ausência de documentos comprobatórios;
Problemas com fraudes;
Políticas de reembolso inexistentes ou pouco claras;
Armazenamento físico de documentos;
Gastos excessivos com papelaria.
Com isso, frequentemente são ocasionados desvios no controle financeiro geral da organização, inconsistências contábeis, prejuízos financeiros e até mesmo inconformidades que abrem caminho para eventuais futuros questionamentos por parte de colaboradores, que se sintam lesados por problemas relacionados a reembolsos dessas despesas.
A tecnologia pode ajudar!
Para eliminar burocracia, o desencontro de informações, a perda de prazos e extravios de documentos, e, também, para otimizar o tempo precioso de funcionários dedicados a esses controles, a melhor alternativa é usar ferramentas digitais simples, confiáveis e eficientes para automatizar esse processo, e gerar devolutivas, controles e reembolsos precisos e bem documentados.
O V.CASH RDV, lançado pela VARITUS Brasil, é uma solução completa para gestão de reembolso e despesas corporativas, com foco em eficiência e redução de custos.
O V.CASH RDV é um aplicativo com plataforma web integrada que permite a integração de informações em tempo real entre os colaboradores e o setor financeiro. Dessa forma, é possível corrigir inconsistências e fazer previsões de gastos de maneira assertiva.
A solução é ideal para instituições que desejam uma ferramenta mais prática, segura e ágil para que os colaboradores prestem contas dos gastos em viagens, evitem a perda de comprovantes de pagamentos e sejam corretamente reembolsados.
Benefícios do uso do App V.CASH RDV:
Eficiência operacional;
Redução de erros nos lançamentos de despesas;
Documentação completa e organizada;
Prevenção de fraudes;
Políticas claras e fluxos de aprovação;
Redução de recursos dedicados ao lançamento e conferência de despesas;
Armazenamento centralizado de documentos;
Economia de gastos com papelaria.
E mais, com o V.CASH RDV sua empresa realiza, com praticidade e rapidez:
Captura fácil de recibos e documentos;
Integração com Bancos e FinTechs para cartões corporativos;
Fluxos de aprovação personalizáveis;
Geração de relatórios detalhados;
Auditoria e conformidade;
Acesso móvel e plataforma amigável.
Viu como é fácil?
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11 de julho de 2023
VARITUS Brasil