Num mundo cada vez mais digitalizado, operar e gerir uma empresa com processos e registros documentados fisicamente, ou seja, com papeis, está se tornando inviável, por uma série de razões.

Empresas de todos os segmentos vêm constatando que a digitalização é inevitável e irreversível. As que ainda resistem, estão vendo concorrentes se tornarem mais eficientes e competitivos. E estão vendo os próprios clientes não só se adaptarem ao digital, mas, muitas vezes, decidirem com quem fazem negócio levando esse fator em conta.

Inclusive no que diz respeito aos documentos fiscais, que estão entre os mais sensíveis e importantes para uma organização. Afinal, são eles que consolidam as transações entre a empresa e seus clientes, assegurando o faturamento correto, bem como a contabilidade e o cumprimento da legislação.

Continue a leitura deste artigo e conheça as vantagens de digitalizar seus documentos fiscais e como adotar boas práticas para implantar essa evolução na sua empresa

Algumas das vantagens da digitalização dos documentos fiscais da sua empresa:

• Emissão rápida e em conformidade com a legislação, inclusive tributária;
• Eliminação de papeis sujeitos a rasuras, deterioração e extravios;
• Acréscimo de prática sustentável ao negócio;
• Facilidade para envio documentado eletronicamente para o destinatário;
• Facilidade para integração com outros setores da empresa, tais como faturamento, contabilidade, cobrança, expedição, logística, financeiro, pós-venda etc;
• Armazenamento em nuvem, dispensando necessidade de espaço físico, pastas, caixas etc;
• Total agilidade para localizar em segundos documentos em ambiente digital adequado e seguro;
• Redução drástica do risco de autuações e passivos fiscais por problemas relacionados aos documentos.

 Boas práticas para digitalizar os documentos fiscais da empresa

• Lembre-se: todo documento que nasce digital, termina digital. Então é importante adotar ferramentas tecnológicas para assegurar sua integridade desde a emissão até o arquivamento pelo tempo determinado por lei. Por exemplo, os XML’s de notas fiscais eletrônicas devem ser armazenados por, no mínimo, cinco anos – e vale sempre consultar o contador da empresa para, inclusive, estender esse prazo;
• Busque eficiência na gestão desses documentos. Adote uma ou mais ferramentas que facilitem o trabalho e que sejam completas, facilmente integráveis e garantam efetiva melhoria nos processos da empresa;
• Use a tecnologia para monitorar alterações e garantir a integridade dos registros;
• Estabeleça padrões, facilitando a busca de documentos e a eficiência na organização;
• Assegure-se da robustez da ferramenta escolhida. Tenha certeza de que a ferramenta tecnológica adotada seja fornecida por uma empresa confiável, que forneça treinamento para a sua equipe e suporte dedicado.

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A hora da verdadeira transformação digital!

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8 de janeiro de 2024

VARITUS Brasil