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Qual a importância de se armazenar documentos eletrônicos de forma fácil e segura?

Assuntos Gerais, CTe Conhecimento de transporte, NFCe Nota Fiscal do Consumidor, Nfe Nota Fiscal Eletrônica, NFSe Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

Uma boa gestão de documentos fiscais eletrônicos é uma tarefa fundamental para empresas de todos os portes e segmentos. E guardá-los de forma adequada também é imprescindível para as organizações.

Além de ser uma obrigação legal, o armazenamento adequado desses documentos pode trazer inúmeros benefícios para o negócio, como agilidade nos processos fiscais e contábeis, segurança das informações, redução de custos e otimização do tempo da equipe.

Neste artigo, iremos falar sobre a importância de armazenar documentos fiscais eletrônicos de forma fácil e segura, e as melhores tecnologias disponíveis para alcançar esse objetivo.

Importância de armazenar documentos fiscais eletrônicos de forma fácil e segura

A emissão de documentos fiscais eletrônicos é uma obrigatoriedade imposta pela Receita Federal do Brasil. A nota fiscal eletrônica (NF-e) e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), por exemplo, são documentos digitais que substituem as versões impressas e devem ser armazenados por um período de 5 anos.

O cuidado com esses processos é vital para as empresas, não só por conta da legislação. Mas, também, porque o armazenamento adequado desses documentos é importante para a gestão eficiente do negócio.

Ao armazenar as informações de forma fácil e segura, é possível acessá-las rapidamente, compartilhá-las com facilidade e evitar a perda ou extravio dos documentos. Isso significa que a equipe pode se concentrar em outras tarefas e evitar retrabalho, aumentando a produtividade e reduzindo custos.

As melhores tecnologias disponíveis para armazenamento seguro

Existem diversas tecnologias disponíveis para o armazenamento seguro de documentos fiscais eletrônicos. Uma das opções mais populares é o armazenamento em nuvem.

Com essa tecnologia, os documentos são armazenados em servidores externos, com acesso restrito e proteção contra invasões e falhas de segurança. Isso garante que os documentos estejam sempre disponíveis, mesmo em caso de falha do hardware da empresa.

Outra tecnologia consolidada é o sistema de GED (Gerenciamento eletrônico de documentos). Com ele, é possível digitalizar todos os documentos fiscais, armazená-los em um único local e criar uma organização eficiente. Além disso, é possível realizar buscas rápidas e obter informações detalhadas sobre os documentos armazenados.

Armazenar documentos fiscais eletrônicos de forma fácil e segura é essencial para a gestão eficiente do negócio, além de ser uma obrigação legal.

A utilização das tecnologias adequadas pode trazer inúmeros benefícios, como agilidade nos processos, redução de custos, segurança das informações e otimização do tempo da equipe.

Ao implementar um sistema de armazenamento eficiente, a empresa vai garantir a conformidade legal e a competitividade no mercado.

A VARITUS Brasil oferece diversas soluções inteligentes customizadas para empresas de todos os portes e segmentos dotadas de recursos de armazenamento seguro, organizado e de acesso rastreável, rápido e simples.

Tudo para que sua empresa tenha sempre documentos eletrônicos armazenados ao alcance de um clique, para agilizar os cumprimentos de todas as obrigações e a tomada de decisões assertivas para maximizar os resultados dos seus negócios.

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17 de abril de 2023

VARITUS Brasil


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